Financiële rechtmatigheid

Vanaf 2025 is bij wet geregeld dat het college van dijkgraaf en heemraden met de rechtmatigheidsverantwoording zelf een uitspraak doet over de rechtmatigheid. Voorheen maakte dit onderdeel uit van het accountantsoordeel. De achterliggende gedachte van deze wijziging is de bevordering van de naleving van wet – en regelgeving bij het financieel handelen van het waterschap, en dat de Verenigde Vergadering hierover in gesprek gaat met het college van dijkgraaf en heemraden, ter verdere versterking van het rechtmatigheidsbeheer van de organisatie. De verantwoordingsgrens die daarbij dient te worden gehanteerd is door de Verenigde Vergadering vastgesteld op 2% van de totale lasten, exclusief de dotaties aan de reserves, en is vastgelegd in de ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie WSHD 2025’. Dat betekent dat bij in totaal minder dan 2% onrechtmatigheden het college van dijkgraaf en heemraden zich positief kan uitspreken over de rechtmatigheid van de jaarrekening.

Nominaal bedraagt de verantwoordingsgrens in 2025 € 5,2 miljoen. Daarnaast heeft de Verenigde Vergadering in de ‘Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie WSHD 2025’ de rapportagegrens vastgesteld op € 500.000. Daarmee heeft de Verenigde Vergadering bepaald dat alle (separate) onrechtmatigheden met een omvang groter dan € 500.000 moeten worden toegelicht in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarrekening, inclusief de ingezette verbetermaatregelen om deze onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.

Om te komen tot een oordeel over de rechtmatigheid, worden drie verschillende criteria beoordeeld:

Begrotingscriterium
Voorwaardencriterium
Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

Hierna wordt per criterium kort toegelicht wat daaronder dient te worden verstaan, wat de bevindingen over 2025 zijn en welke maatregelen worden getroffen of al zijn getroffen om de kans van het nogmaals optreden van deze onrechtmatigheden voor de toekomst te mitigeren.

1.Begrotingscriterium:

Bij dit criterium gaat het om de vraag of gewerkt is binnen de budgetten die door de Verenigde Vergadering beschikbaar zijn gesteld. Iedere overschrijding van de lasten of van de investeringskredieten op programmaniveau is onrechtmatig. Dit geldt overigens ook voor een reservemutatie die niet is begroot. Bij begrotingsonrechtmatigheid kan sprake zijn van een acceptabele rechtmatigheid.

Bevindingen 2025

De totaal verantwoorde begrotingsonrechtmatigheid is € 1,1 miljoen en bestaat uit:

de overschrijding van nog lopende en afgesloten investeringskredieten 2025 ten opzichte van de 2e begrotingswijziging bedraagt € 1,1 miljoen.

Dit bedrag van de overschrijding is per programma als volgt opgebouwd:

programma Waterveiligheid € 13.000
programma Voldoende en Schoon Water € 314.000
programma Waterketen € 18.000
programma Wegen € 687.000
programma Bestuur en Organisatie € 29.000

De onderschrijding op de afgesloten investeringskredieten 2025 ten opzichte van de 2e begrotingswijziging bedraagt € 1,4 miljoen en is hiermee tijdig in de jaarrekening gemeld. De onacceptabele overschrijdingen van de investeringskredieten zijn per geval lager dan de rapportagegrens van € 500.000. Vanwege deze omvang zijn de overschrijdingen, conform de op 18 december 2024 door de Verenigde Vergadering vastgestelde Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie WSHD 2025, niet toegelicht in deze paragraaf bedrijfsvoering. De afgesloten en lopende investeringskredieten worden afzonderlijk toegelicht in de bijlage investeringen.

2.Voorwaardencriterium:

Het voorwaardencriterium gaat over de eisen uit wet- en regelgeving die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Afwijkingen gaan onder andere over inkopen die onterecht niet Europees zijn aanbesteed.

Bevinding 2025
Uit het eindoordeel over de rechtmatigheid voortvloeiend uit de daartoe uitgevoerde spendanalyse 2025 blijkt dat er vier contracten niet juist zijn aanbesteed. De omvang van de onrechtmatigheid van deze vier contracten, waarvan twee materiële en twee van niet materiële omvang, bedraagt totaal € 1,5 miljoen. Dit betreft twee contracten die betrekking hebben op dezelfde Europese aanbesteding voor polyelektroliet (PE). De contracten zijn samen met 17 waterschappen aanbesteed via een DAS-procedure. Deze procedure heeft vertraging opgelopen door zowel interne als externe factoren. Zo mislukte bijvoorbeeld een eerste minicompetitie voor het testen van PE , waardoor een tweede testronde noodzakelijk was. De PE was echter wel noodzakelijk voor het productieproces van de zuiveringen, wat maakt dat ervoor is gekozen om de aanschaf daarvan wel door te laten gaan.

Verbetering van het inkoopproces
In opvolging van de hiervoor aangegeven bevinding geldt dat de onrechtmatigheden van twee grote contracten met materieel effect zijn beëindigd per respectievelijk 1 oktober 2025 en 1 september 2025 als gevolg van rechtmatige aanbestedingen. Voor de andere contracten (niet materieel) zijn al mitigerende maatregelen getroffen om de onrechtmatigheid te beëindigen. Deze maatregelen zijn erop gericht de onrechtmatigheid te beheersen en te komen tot een structureel rechtmatige inkoop. De getroffen mitigerende maatregelen zijn:

Beperking financiële omvang: uitgaven worden beperkt tot strikt noodzakelijke continuïteitskosten, waarbij tevens een afweging wordt gemaakt tussen marktimpact en maatschappelijke meerwaarde.
Dossiervorming: systematische vastlegging van feiten, omstandigheden en afwegingen met betrekking tot de onrechtmatigheid.
Uitvoering marktanalyse: inventarisatie van de markt en alternatieven.
Tijdpad rechtmatige contractvorming: opstellen van een herstelplanning gericht op een structureel rechtmatige overeenkomst.
Vaststelling aanbestedingsstrategie: bepaling van een rechtmatige en doelmatige aanbesteding.

De reorganisatie van de inkoop- en contractmanagementketen vormt de belangrijkste structurele mitigerende maatregel ten aanzien van deze onrechtmatigheid.

Volledigheidshalve wordt gemeld dat niet altijd aan de bepaling in ons inkoopbeleid wordt voldaan dat bij aankopen onder de € 50.000 enkelvoudig, en daarboven meervoudig moet worden aanbesteed.

3.Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium:

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van het waterschap bij financiële beheershandelingen. In het kader van de M&O zijn er interne maatregelen getroffen. Zo is een memorandum opgesteld waarin uiteen is gezet welke maatregelen dit betreffen. Daarnaast heeft M&O ook raakvlakken met fraude en wordt dit ook meegenomen in de periodieke actualisatie van de frauderisicoanalyse.

Er zijn in 2025 geen onrechtmatigheden geconstateerd met betrekking tot dit criterium.

Resume

Zoals eerder gesteld is de achterliggende gedachte van dit deel van de Bedrijfsvoeringsparagraaf de bevordering van de naleving van wet – en regelgeving bij het financieel handelen van het waterschap, en dat de Verenigde Vergadering hierover in gesprek gaat met het college van dijkgraaf en heemraden, ter verdere versterking van het rechtmatigheidsbeheer van de organisatie. Uit bovenstaande blijkt dat de financiële rechtmatigheid voor wat betreft de daartoe te hanteren toetsingscriteria is beoordeeld op basis van de naleving van relevante wet- en regelgeving, interne procedures en vastgestelde kaders. Geconcludeerd wordt dat de financiële transacties die hebben geleid tot deze jaarrekening in overwegende mate rechtmatig tot stand zijn gekomen. Eventuele geconstateerde afwijkingen blijven binnen de door de Verenigde Vergadering vastgestelde kaders, hebben geen materiële impact op het totaalbeeld en zijn waar nodig voorzien van corrigerende maatregelen. Dat laat onverlet dat de Verenigde Vergadering hierover met het college van dijkgraaf en heemraden in gesprek kan treden over de eveneens in bovenstaande tekst genoemde beheersmaatregelen, die worden getroffen om het rechtmatigheidsbeheer verder te versterken, en te volgen wat hiervan in de praktijk de uitwerking is.